Bot do umawiania wizyt to inteligentny asystent telefoniczny, który odbiera połączenia od Twoich klientów, prowadzi naturalną rozmowę i automatycznie zapisuje rezerwację w kalendarzu. Dzięki niemu żadne połączenie nie pozostaje bez odpowiedzi – nawet po godzinach pracy.
Koszt od 299 PLN miesięcznie. Callio pracuje całą dobę, bez urlopu i przerw – odbiera każde połączenie, nawet w nocy i święta.
Dopasowujemy scenariusz rozmowy do Twojej firmy – usługi, ceny, godziny otwarcia, najczęstsze pytania. Zmiany wprowadzasz bez programisty.
Bot zbiera tylko dane niezbędne do rezerwacji i informuje o przetwarzaniu. Dane zapisywane są na Twoim koncie Google – jesteś administratorem.
Nie ma znaczenia, czy jest 3 nad ranem, niedziela czy święto – Callio odbiera w ciągu sekund. Klient słyszy naturalny głos i od razu może umówić wizytę. Żadne połączenie nie kończy się na sygnale zajętości ani poczcie głosowej. Działa niezależnie od tego, czy Ty akurat jesteś przy telefonie, śpisz czy pracujesz z innym klientem. To oznacza, że każda osoba, która zadzwoni, zostanie obsłużona – a to bezpośrednio przekłada się na większą liczbę rezerwacji.
Callio brzmi jak człowiek – ma właściwą intonację, rytm i pauzy. Klient nie musi dostosowywać się do sztywnych komend. Mówi normalnie: 'Chciałbym zapisać się na czwartek po południu’ – bot rozumie i odpowiada. Dzięki temu rozmowa jest przyjemna i efektywna. Nawet jeśli klient zmieni zdanie w trakcie, Callio płynnie dostosowuje scenariusz. To sprawia, że rezerwacja przebiega szybko i naturalnie – często klient nie zdaje sobie sprawy, że rozmawia z AI.
Gdy klient wybierze termin, Callio automatycznie zapisuje go w Twoim kalendarzu (Google Calendar lub Calendly). Nie musisz ręcznie przenosić danych. Bot pyta o preferowany dzień i godzinę, sprawdza dostępność i potwierdza. Może też zapisać serię wizyt (np. 5 zabiegów fizjoterapii) w jednej rozmowie. Po zakończeniu wysyła SMS z podsumowaniem. To eliminuje błędy przy ręcznym wpisywaniu i oszczędza mnóstwo czasu.
Klient dzwoni, by przełożyć wizytę lub ją odwołać. Callio weryfikuje tożsamość po numerze telefonu, znajduje rezerwację i realizuje zmianę. Zwolniony slot natychmiast wraca do puli wolnych terminów, więc może go zająć inny klient. To redukuje no-show – bo wiele osób po prostu nie wie, jak odwołać wizytę, a bot ułatwia ten proces. SMS potwierdzający zmianę dodatkowo zmniejsza ryzyko zapomnienia.
Zaraz po rozmowie klient dostaje SMS z datą, godziną i miejscem wizyty. Możesz też skonfigurować przypomnienie 24h przed terminem – to znacząco obniża odsetek nieobecności. Klient ma wszystko czarno na białym, nie musi zapamiętywać. Ty zyskujesz pewność, że informacja dotarła. SMS to także element budowania profesjonalnego wizerunku – Twoja firma wygląda nowocześnie i dbająco o klienta.
Zanim klient zapyta o konkretny termin, bot może przedstawić najbliższe wolne okna. Działa to jak automatyczny harmonogram – klient wybiera dogodną godzinę, a kalendarz aktualizuje się w czasie rzeczywistym. Jeśli nie ma wolnych terminów, Callio proponuje wpisanie na listę oczekujących. To wygodne szczególnie w branżach, gdzie popyt jest duży (np. sezon w gabinetach kosmetycznych). Klient nie musi dzwonić ponownie – system go poinformuje, gdy zwolni się miejsce.
Poza rezerwacją bot udziela odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania: ceny, godziny otwarcia, lokalizacja, przygotowanie do wizyty. Korzysta wyłącznie z informacji, które mu dostarczyłeś – nie wymyśla, nie zgaduje. To odciąża Cię od łańcuszka powtarzających się pytań. Dzięki temu możesz skupić się na swojej pracy, a nie na odpowiadaniu na te same pytania. Klient otrzymuje natychmiastową informację, co zwiększa jego satysfakcję.
Jeśli rozmowa wykracza poza scenariusz – klient ma nietypowe żądanie, chce negocjować cenę lub prosi o szczegółowe informacje medyczne – Callio uprzejmie informuje, że przekierowuje do osoby, która pomoże. Klient nie czuje się odrzucony, bo bot mówi: 'Rozumiem, zaraz połączę Pana/Panią z osobą, która odpowie na to pytanie.’ Masz gwarancję, że klient nie zostaje sam z problemem, a Ty decydujesz, które sprawy wymagają Twojego bezpośredniego zaangażowania.
Nie potrzebujesz nowego numeru – Callio może pracować na Twoim dotychczasowym numerze lub dostarczymy nowy. Konfiguracja trwa do 24 godzin, a Ty nie musisz instalować żadnego sprzętu ani oprogramowania. Wszystko działa w chmurze, a Ty zarządzasz scenariuszem przez prosty panel. To oznacza, że możesz zacząć używać bota praktycznie od razu – bez inwestycji w infrastrukturę.
Callio mówi z naturalną intonacją, robi pauzy w odpowiednich miejscach – tak, jak robi to doświadczony recepcjonista. Klient nie czuje, że rozmawia z automatem. Możesz wybrać głos (damski lub męski) i charakter (np. spokojny, rzeczowy). Każda rozmowa brzmi ciepło i profesjonalnie. Dzięki temu klient czuje się zaopiekowany i chętniej umawia wizytę.
Bot analizuje naturalny język – nie wymaga, by klient wypowiadał się w formie komend. Nawet jeśli ktoś powie 'Chciałbym się zapisać, ale nie wiem na kiedy’ – Callio rozumie intencję i pomaga wybrać termin. Skuteczność rozpoznawania przekracza 90%. To oznacza, że rzadko dochodzi do nieporozumień, a rozmowa przebiega płynnie.
Callio pracuje 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku – również rano, wieczorem, w weekendy i święta. Dzięki temu klienci dzwoniący po godzinach pracy nie trafiają na pocztę głosową, ale od razu mogą zarezerwować termin. To szczególnie ważne w branżach, gdzie decyzje podejmowane są spontanicznie (np. wieczorne myśli o wizycie u psychologa).
Podczas konfiguracji przekazujesz Callio wszystkie niezbędne informacje: godziny otwarcia, cennik, listę usług, FAQ. Bot odpowiada wyłącznie na podstawie tych danych – nie szuka informacji w internecie, nie wymyśla. Możesz na bieżąco aktualizować bazę wiedzy, np. zmienić ceny lub dodać nową usługę. To daje Ci pełną kontrolę nad tym, co klient usłyszy.
Callio nie zgaduje i nie improwizuje. Jeśli nie zna odpowiedzi – mówi o tym wprost: 'Niestety nie mam tej informacji. Proszę o chwilę cierpliwości – przekażę Pana/Panią do osoby, która pomoże.’ Dzięki temu eliminujesz ryzyko podania błędnej informacji. Klient ma pewność, że otrzymuje rzetelne dane, a jeśli bot nie jest w stanie pomóc, od razu trafia do Ciebie.
Gdy rozmowa wykracza poza przygotowany scenariusz – np. klient chce omówić szczegóły medyczne lub skonsultować nietypowe zapytanie – Callio uprzejmie informuje, że łączy z człowiekiem. Przekazuje Ci notatkę z dotychczasowej rozmowy, więc nie musisz pytać od początku. To gwarancja, że trudne przypadki trafiają do Ciebie, a proste rezerwacje załatwiane są automatycznie.
Na początku każdej rozmowy Callio informuje rozmówcę o nagrywaniu i przetwarzaniu danych osobowych. Rejestruje ustną zgodę z datą, godziną i numerem telefonu – wszystko jest rejestrowane w logu systemowym. Pełna dokumentacja dostępna na wypadek kontroli UODO.
Bot zbiera wyłącznie dane potrzebne do rezerwacji: imię, numer telefonu, preferowany termin, rodzaj wizyty (pierwsza/kontrolna). Nie pyta o dolegliwości, diagnozę ani wyniki badań – to dane szczególnej kategorii, które są omawiane bezpośrednio z lekarzem lub terapeutą podczas wizyty.
Każda rozmowa jest automatycznie zapisywana w arkuszu Google na Twoim koncie – data, numer klienta, czas rozmowy, wynik (rezerwacja, przekazanie, informacja). Callio nie przechowuje danych osobowych na własnych serwerach. Na żądanie dostarczamy umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) zgodną z art. 28 RODO.
*z uruchomieniem związana jest jednorazowa opłata integracyjna w wysokości 350 zł netto.
To inteligentny asystent telefoniczny, który odbiera połączenia zamiast Ciebie, prowadzi naturalną rozmowę i samodzielnie zapisuje rezerwację w kalendarzu. W praktyce działa jak wirtualna recepcja – dostępna 24/7, bez urlopów i bez kolejek. Klient dzwoni, mówi co chce, a bot rozumie i załatwia sprawę. Można go porównać do wirtualnej recepcji – tyle że jest w pełni automatyczny i oparty na AI.
Po odebraniu połączenia bot przedstawia się nazwą Twojej firmy i pyta, w czym może pomóc. Klient mówi, że chce umówić wizytę – bot prosi o preferowany termin, sprawdza dostępność w kalendarzu i rezerwuje. Jeśli klient ma dodatkowe pytania (ceny, godziny), bot odpowiada na podstawie dostarczonej bazy wiedzy. Na koniec wysyła SMS z potwierdzeniem. Cały scenariusz można skonfigurować przez prosty panel – to niczym automatyczna recepcja, którą samodzielnie definiujesz.
Głos brzmi naturalnie – z właściwą intonacją i rytmem. Klienci często nie wiedzą, że rozmawiają z botem. Liczy się czy klient został obsłużony – a Callio obsługuje go profesjonalnie niezależnie od tego czy wie, że rozmawia z AI. To właśnie cecha dobrego voicebota – brzmi jak człowiek, ale działa jak maszyna.
Bot odpowiada wyłącznie na podstawie informacji, które mu dostarczyłeś. Jeśli nie zna odpowiedzi – mówi o tym wprost i przekazuje połączenie do Ciebie. Nie zgaduje i nie improwizuje. Działa to jak bot głosowy dla firm – bezpieczny i przewidywalny, bo mówi tylko to, co wie.
Tak. Bot zbiera wyłącznie dane niezbędne do rejestracji – imię, numer telefonu, termin, rodzaj wizyty. Nie pyta o dolegliwości ani diagnozę. Informuje o przetwarzaniu danych zgodnie z RODO i rejestruje zgodę automatycznie z datą i godziną. To rozwiązanie zgodne z wymogami ochrony danych, podobne do voicebota dla salonu kosmetycznego, który również musi respektować prywatność klientów.
Uruchomienie do 24 godzin. Ty dostarczasz informacje o swojej firmie przez formularz (15 minut wypełnienia) – my robimy resztę. Bez IT, bez wielotygodniowych projektów. Po wdrożeniu możesz samodzielnie modyfikować scenariusz bez pomocy programisty. To prostsze niż zakładanie nowego konta w mediach społecznościowych.